QU’EST CE QUE LA GED ?

La GED (Gestion électronique documentaire) désigne le processus de gestion des documents dans une organisation.

Ce procédé comprend l’acquisition des documents, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.

Avec la dématérialisation croissante des documents et la démocratisation des outils de communication informatiques, les entreprises, collectivités et professions libérales, etc. produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques.

La GED ou GEIDE vous permet d’exploiter l’ensemble de ces documents au format numérique et vous simplifie le travail au quotidien. Le contrôle des procédures se retrouve renforcé par la mise en oeuvre de « workflows », circuits de validation des documents.

Cette solution permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès à l’information aux collaborateurs.

Cela concerne surtout les archives courantes, c’est-à-dire les documents d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin.

Vos documents en sécurité, partout, tout le temps !
La façon la plus simple de gérer vos documents !
Avoir des idées c’est bien, savoir les appliquer c’est mieux !
Métissage de compétences au service de vos données !

QUE FAISONS-NOUS ?
Les Gestion Electronique des Documents comprend plusieurs étapes :



La numérisation des documents

Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères)

Le traitement

Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.

Le stockage des données

Il doit être adapté au volume des documents et doit permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel.

Les fonctionnalités de diffusion

Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. Certains documents peuvent être désignés comme modifiables, d’autres doivent impérativement ne pas l’être. Il est nécessaire de bien définir en amont la structure documentaire, l’accès en lecture ou en écriture des informations, les critères associés aux documents pour leur classification ou encore les droits d’accès aux informations pour se doter d’un outil de GED sur mesure et vraiment efficace au quotidien. Les spécificités de chaque métier doivent être prises en compte pour qu’un cadre adapté puisse être mis en place.

L’archivage

Il concerne particulièrement les documents qui doivent être légalement conservés, mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.

SUIVI DE PROJET : ANYM





COMMENT PROCÉDONS-NOUS ?


Partenaires locaux

Nous avons contractualisé avec des partenaires locaux de référence, chacun expert dans un domaine particulier :


Éditeurs

Nous représentons à La Réunion des éditeurs GED qui ont les spécificités qui vont s’adapter à votre besoin :


LA FORMATION


Nous sommes agréés en tant qu’organisme de formation auprès de la DIECCTE (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi), agrément numéro 04973095097.

Nous sommes par ailleurs certifiés Datadock, ayant fourni l’ensemble des éléments sur l’organisation de notre activité de formation.

L’activité formation d’Equanym est axée sur 2 domaines de compétences :




EXPÉRIENCES CLIENT